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全局视角,大有不同!非标制造业总经理这样管理调货

发布日期:2022-10-26   浏览次数:6471

辽宁海浪防爆电器有限责任公司始建于1993年,专业生产厂用防爆电器、船用防爆电器、防水防尘防腐电器、防爆灯具、智能防爆灯具等产品,是中国石油天然气集团公司、中国石油化工集团公司、中国海洋石油总公司专业生产企业。

辽宁海浪防爆电器的信息化建设情况如何?

辽宁海浪防爆电器信息化发展的进程如下:

在2018年之前使用K3 WISE进行物料的管理;2018年对K3 WISE进行了升级,实现了采购与客户销售上内部性的ERP协同。通过K3 WISE的升级,了解到云之家的审批流特别适合改善公司的目前管理上存在的问题

2019年下半年正式使用云之家的审批流。使用云之家之后,将之前电话、QQ、微信上沟通的内容完全以标准的订单模式进行协同,减少了很多不必要的沟通,实现了工作效率的提升。

2021年通过云之家了解到,目前云星空产品与云之家产品能够进行一体化的融合,于是将K3 WISE产品升级到了目前的K3 Cloud——也是云星空的产品,进行了终端数据与内部审批流的一体化协同。目前,基础物料、仓储管理这些基础的信息会及时反馈到云之家上。

公司的信息化管理的架构主要是以ERP、CRM、PLM、MES系统组成的数据后台作为数据中心进行整体管理,通过OA端与数据中心的互通来实现内部的标准化流程管理,从销售直到生产过程,实现了整体闭环的循环

“我可以用一部手机看到目前公司的经营状况”

销售与售后

销售与售后部门目前已经实现100%无纸化办公。其中销售部门的调货申请与样品申请这两个审批流主要关联的是公司全国的销售机构向公司内部下销售订单的流程场景。

通过流程管理,将之前合并在一起的两个不同的流程区分开来,实现了内部的高效管理。销售合同执行与调货流程的单据是互联的。

售后部分通过流程的管理,追不回来的产品都处于待办状态,很大程度上减少了一些不必要的产品丢失的情况。

在销售环节有标书购买的申请流程,那么我也可以实时掌握公司目前购买了多少个标书。

整个销售与售后部分可以通过一部手机查看所有的销售状态、销售数据、销售流程。

代理商管理

因为公司的销售模式是在全国范围内设立经销商,目前全国经销商数量大概有100多个,因此公司在网上进行结算业务。结算提取的单据和之前销售的单据是相关联的,整个单据流程是可追溯的。通过提取的单据,可以追溯到当初供货的任何一个产品以及当时供货的状态、开票的状态

在经销商全国在开展业务的过程当中,业务会发生冲突。所以设立了业务备案申请,备案完之后,信息实时同步,业务冲突得到有效避免。各地经销商派员的情况也进行了汇总,这也便于公司内部的进行年度的汇总统计。跟经销商之间业务协议的签订,使用网上签约,把这些内容保存到OA之中,非常方便。

采购与生产

采购和生产在OA端主要实现的是审批流,最重要的环节是经过审批之后,在融合中心通过单据的融合,把数据传到金蝶云·星空端,非常方便。

采购环节的应用目前主要在云之家上进行价格的审批、重要的价格变更以及固定的价格的内置。

生产环节主要审批的是与生产相关联的调货,关联调货部分的单据来进行排产,在云之家上进行生产人员的分配以及要求完成的时间的设置。

因为制造业的证书比较多,公司约有3万种产品、几千张证书。设置了取证申请流程后,对付款时间、取证开始时间、送资料的时间等每个节点都进行了详细的归纳,管理者可以实时掌控每个证书的状态。

技术设计

因为公司的产品的特殊性,50%的产品为正标产品,50%的产品为非标产品,所以公司有一半的订单是需要根据客户的需求去出图的,出图的效率也就直接影响了业务量

设置了非标出图的流程之后,效率得到了显著提升。根据需求端,设置完成时间的节点,再根据公司内部技术人员的出图的效率和图纸上传的时间,来计算两个时间的节点,从而来实现量化工作效率

通过云之家的审批流以及后台的节点的拉取,统计出每个人上传的时间,大大提升了工作效率。之前按时完成率仅为20%-30%,现在已经达到了95%以上。流程的改进为工作效率带来了巨大的改变。

公司目前因为证件比较多,所以使用了云之家的证件管理。对于管理者来讲,这个应用可以实时地看到哪些证书是处于临期状态的,有多少是半年之内会过期等等。对于证书多的公司来说,证件管理更加方便。

人事行政

之前公司员工打卡主要通过第三方的打卡机。相比之下,云之家的签到功能帮助改进了以下几点:

第一,是管理者可以实时看到部门人员的签到状态。

第二,员工自己打卡,也可以看到自己的状态。

第三,员工的请假、加班以及出差等一些其它的情况,都可以实时同步到签到里。

对于管理者来说,可以在很短的时间内就看见目前公司人员的状况

财务

通过财务类的应用,我可以实时掌握目前付款的准确程度以及付款的进度,最终的数据也在移动端进行财务的统计,审批主要是体现了准确性

“90%制造业企业都会遇到的场景,就是调货申请”

调货申请的场景是我们制造业全国多地的销售人员、全国的各地代理机构向公司下订单的面向内部的过程。之前主要就是QQ、微信,通过Excel表来下订单,下的过程当中会出现很多的小问题。最终设计流程以及表单想实现的目的其实也很简单,如何去标准化地去下一个订单

调货申请主要是有两部分,第一部分是调货申请表单的设计,第二是流程的设计

表单设计

客户信息

K3客户编码为目前通过融合中心获取金蝶云·星空内的编码进行填写,使业务人员必须通过物料编码来填写客户信息,保证信息无误。

产品信息

公司产品类别较多,产品成品物料约3万种,很多中标项目为参与国家重大项目,产品信息必须和公司的证书信息一一对应,手动填写很容易出现错误。通过融合中心获取金蝶云·星空中的物料信息,可以很大程度减少低级错误概率

调货明细中的产品名称、产品型号、产品描述、单位、市场价均可通过选取物料代码后自动赋值,明细多的还可通过明细导出EXCEL模板,直接复制K3代码,导入明细后便可进行自动赋值适合多行调货。

物流信息

发货日期为业务人员根据客户需求填写的日期,这是很重要生产排产的参数。结合生产节点填写的预计发货日期和市场服务端根据发货情况填写的实际发货信息,可实现发货准时率的统计

物流信息设计主要为体现业务人员要求的发货方式,因物流价格和时间差异较大,业务人员根据自己需求填写。

子流程

公司50%的产品为非标产品 ,即根据客户需求出图并生产,所以每笔订单需要关联非标出图申请。子流程中有针对本次调货的图纸,每笔调货申请都会进行评审,评审内容是根据供应链状态和工人生产排产,由生产计划发起,这个子流程主要监控本次订单生产状况

在业务发起出图申请后,子流程和主流程调货可同时进行,并在子流程非标出图中设置要求完成时间,经过流程的审批当前非标出图准时率基本达到95%以上

外购信息反馈

这个表单设计主要为反馈生产中需外购的零件,掌握供应链状态,也是货期的主要影响因素;需要采购的品类通过计划员加签给相应的采购员后,采购员处于待办状态,等采购员询问好货期以后,回传至OA,及时反馈给生产。

发货信息

每笔发货的装箱清单以及发货照片均上传,以防止物流公司丢货或者到现场找不到货的情况。公司规定货物发出24小时内上传装箱清单至OA,目前每笔订单均有发货前的发货照片,客户和终端的经销商在与当地的物流公司沟通中进行快速的有证据的维权。20小时以内上传的完成率可以达到90%以上。

发货信息追踪

每笔发货后均24小时内上传物流信息并在签收后由发起人上传签收单(发货后15天内),市场管理人员可快速查看订单的发货状态。之前货物签收单经常出现无法签回的情况,现在环环相扣,签收单能实现100%回收

销售与售后

销售环节审批

全国办事处发起后由片区负责人审批订单内容和实际下的产品是否相符,再由公司市场部进行格式审核,审核内容包括不该上传的附件、实际调货和出图图纸是否相符,关联的子流程是否相符等,审批时间4小时内,后台可拉取数据进行汇总。

生产计划阶段审批

此阶段主要内容为实现表单中外购物资的反馈时间,计划员通过查询库存后确定缺少的外购件加签给相应的采购员获取物资回厂时间,加签采购员反馈的时间要求为4小时内,也可通过后台数据进行拉取考核。获取后再由计划员根据外购物资情况进行发起产品评审。

生产及发货审批

生产总监根据生产计划供应链及目前公司的排产状态,填写预计发货时间,给予销售反馈。生产完成后由成品出库保管员进行发货信息的填写,此处上传清单和照片的工作需在生产完成后24小时内处理,并与考核关联。

到货审批

此流程的设立主要针对货物发出后,当地业务人员无法快速回传签收单,导致不能及时发现客户收获丢失或者物流丢失的情况。目前公司的绩效时间为15天,即再发货后15天内回传签收单至OA,否则影响绩效考核。

开票统计

发出货物后,开票流程和本次发货流程进行互相关联,实现在OA端可查询本次获取是否已开票。

 

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赋能

  • 我们设计流程的意义之一,就是最大程度上让员工无论水平高低,下出来的订单都是一个水平,都达到最高的水准

  • 通过融合中心获取金蝶云·星空中的物料信息,可以很大程度减少低级错误概率

便捷

  • 整个销售与售后部分可以通过一部手机查看所有的销售状态、销售数据、销售流程;

  • 对于管理者来说,可以在很短的时间内就看见目前公司人员的状况

效益

  • 销售与售后部门目前已经实现100%无纸化办公

  • 技术设计按时完成率已经达到了95%以上

  • 20小时以内发货信息上传完成率可以达到90%以上

统计

  • 通过云之家后台的节点的拉取,统计出每个人非标出图上传的时间,大大提升了工作效率;

  • 各地经销商派员的情况也进行了汇总,这也便于公司内部的进行年度的汇总统计;

  • 财务部门最终的数据也能在移动端进行统计;

  • 结合预计发货日期和实际发货信息,可实现发货准时率的统计。

规范

  • 结算提取的单据和之前销售的单据是相关联的,整个单据流程是可追溯的;

  • 通过财务类的应用,可以实时掌握目前付款的准确程度以及付款的进度;

  • 业务人员必须通过物料编码来填写客户信息,保证信息无误

 

关于云之家

云之家是面向企业服务的移动办公平台&新一代智能协同云,我们坚持以客户为中心,给奋斗者舞台,以全心全意为企业服务、改变亿万人工作方式为公司使命,致力于成为值得托付的移动办公行家。据研究机构IDC数据显示,2015年起云之家连续三年蝉联大中型企业移动办公市场用户数第一;2018年至今持续摘冠中国SaaS协同软件市场;2021年IDC发布的《中国企业团队协作云2021厂商评估》报告中,云之家位居领导者象限。云之家典型客户包括华为海洋、中国一拖、兵装、海尔、九州通、厦门国贸、碧桂园、安踏、温氏、宁波银行、科大讯飞、同济大学、72街、金陵饭店、金逸影视、褚橙、云天励飞等各行各业的龙头企业和众多大中型企业客户。

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